Il mese di novembre, momento che vedrà l’arrivo di Copilot for Microsoft 365, si avvicina.
Proviamo a prepararci per introdurre al meglio uno strumento che potrebbe rappresentare nuovi modi di lavorare e grandi benefici per l’efficienza delle organizzazioni.
Copilot risponderà ai nostri quesiti, costruendo documenti, presentazioni e report di sintesi, partendo dalle informazioni presenti sul nostro tenant Microsoft 365, considerando quelle a cui siamo autorizzati ad accedere.
Governa delle autorizzazioni
E’ proprio riguardo a questa ultima affermazione che suggerisco una attenta riflessione: cosa potrebbe accadere se la governance delle autorizzazioni sui contenuti presentasse mancanze ed errori?
Proviamo ad immaginare che su un sito SharePoint, dove sono conservati i contratti o i fascicoli dei dipendenti, fosse gestito male in termini di permissions, con contenuti “sensibili” resi visibili ad una platea più estesa del necessario… questa situazione porterebbe a considerare disponibili quei contenuti agli utenti che, attraverso delle richieste a Copilot, potrebbero trovarsi ad ottenere un risultato (una presentazione, un documento, un report, …) contenente informazioni che non dovrebbero poter conoscere.
Analogamente, anche risorse che potrebbero essere disponibili all’intera organizzazione, ma dove le autorizzazioni sono state applicate in una forma limitata… potrebbero portare ad una risoìltato dell’azione di Copilot non così efficace come sarebbe potuto essere.
Una azione preliminare per l’introduzione ottimale di Copilot è quindi la verifica o l’introduzione di una buona governance delle autorizzazioni sui contenuti dell’organizzazione.
Quanto sei confidente di essere davvero pronto?
Verifica i prerequisiti
Microsoft ha pubblicato la lista dettagliata dei prerequisiti per l’introduzione di Copilot, ricordando che il nuovo strumento sarà disponibile come add-on per i soli abbonamenti enterprise:
- Verifica della disponibilità delle applicazioni che sfruttano Copilot agli utenti (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange)
- Disponibilità dell’account OneDrive, su cui si basano diverse delle funzionalità di Copilot
- Utilizzo del nuovo Outlook for Windows
- Disponibilità di Microsoft Teams (desktop o web client)
- Abilitazione a Microsoft Loop sul tenant
Quindi, se non è stato già fatto, servirà acquistare le sottoscrizioni a Copilot for Microsoft 365, ricordando che -secondo quanto annunciato da Microsoft- il “taglio minimo” di acquisto sarà di 300 utenti.
Testa Copilot
Per quanto Microsoft farà di tutto per introdurre uno strumento semplice ed intuitivo da utilizzare, è come sempre importante testare il nuovo servizio, valutandone a fondo l’efficacia e identificando possibili use case particolarmente utili per la nostra organizzazione.
I casi d’uso potranno servirà come esempio o quale stimolo per immaginare cosa chiedere a Copilot, imparando a formulare bene i quesiti.
Ne parlerò più approfonditamente in un altro articolo, ma dobbiamo considerare che sta nascendo una nuova professione: quella del Prompt Engineer.
Il test non dovrà essere solo “tecnico”, e suggerisco caldamente di identificare una platea variegata di early adopters in grado di testare e valutare a fondo Copilot per indirizzarne una corretta comprensione e valorizzazione.
Componi quindi la squadra di Champions con colleghi delle diverse aree di business e struttura un supporto per la valutazione, magari attraverso la costituzione di una community su Viva Engage.
Il materiale che sarà messo a punto nel corso di questa fase di test potrà tornare utile per la preparazione del contenuto di supporto di lancio di Copilot for Microsoft 365 all’interno dell’organizzazione.
Prepara il lancio
Progetta e implementa le risorse di supporto per gli utenti, coinvolgi i colleghi dell’help desk, e inventa qulalcosa di efficace per il lancio di Copilot in azienda, tenendo presente che in molti scenari potrebbe (considerati i costi aggiuntivi) non sempre essere distribuibile all’intera popolazione aziendale.